Zakupy dla placówki oświatowej potrafią być wyzwaniem: różne sale, różne potrzeby, ograniczony budżet, a do tego presja terminu. Najlepszym sposobem, żeby uniknąć chaosu i „dokładek” w trakcie roku, jest przygotowanie krótkiej, ale kompletnej listy zakupowej – najlepiej w podziale na pomieszczenia i grupy użytkowników.
Poniżej znajdziesz checklistę, którą możesz skopiować i dopasować do swojej placówki.
1) Zacznij od inwentaryzacji: co mamy, co wymaga wymiany, co trzeba dokupić
Zanim przejdziesz do katalogu produktów, zrób szybki przegląd:
- stan techniczny (co jest uszkodzone / nie spełnia swojej roli),
- kompletność (brakuje elementów, śrub, półek, akcesoriów),
- ergonomia (czy rozmiary pasują do wieku dzieci/uczniów),
- bezpieczeństwo (stabilność, ostre krawędzie, luźne elementy),
- higiena i łatwość czyszczenia (szczególnie w przedszkolach).
Warto też spisać „życzenia” nauczycieli – często są trafne, bo wynikają z codziennej praktyki.
2) Podział na strefy: kupuj “salami”, nie “produktami”
Najczęstszy błąd to kupowanie pojedynczych rzeczy bez całościowego planu. Lepsze podejście:
- sale dydaktyczne (klasy / grupy),
- świetlica,
- biblioteka,
- szatnie,
- pomieszczenia wspólne (korytarze, hol),
- pokoje nauczycielskie / sekretariat,
- magazyn / zaplecze.
Dzięki temu łatwiej porównać oferty i spiąć budżet.
3) Checklista: sala przedszkolna / edukacja wczesnoszkolna
Meble i organizacja
- stoliki dopasowane do wieku, odporne na intensywne użytkowanie,
- krzesełka w rozmiarach zgodnych z grupą (ważna ergonomia),
- regały na pomoce, niskie i dostępne dla dzieci,
- szafki zamykane na materiały nauczyciela,
- pojemniki/organizery na klocki, gry, plastelinę,
- dywan/strefa wyciszenia (jeśli planujesz).
Bezpieczeństwo i komfort
- stabilna konstrukcja, bez ostrych krawędzi,
- łatwe czyszczenie powierzchni,
- porządek kabli i elektroniki (jeśli są urządzenia).
4) Checklista: sala szkolna (klasy 1–8 / ponadpodstawowe)
- ławki/stoły i krzesła dopasowane do wzrostu uczniów,
- biurko nauczyciela + miejsce na dokumenty,
- szafa na pomoce / zamykane przechowywanie,
- tablica / rozwiązania do prezentacji (w zależności od potrzeb),
- dodatkowe krzesła (np. dla rodziców, gości),
- kosze, organizery, półki na podręczniki.
5) Checklista: biblioteka szkolna
- regały (stabilne, z odpowiednią głębokością półek),
- strefa pracy cichej (stoły, krzesła),
- kącik czytelniczy (siedziska, pufy, miękkie elementy),
- lada/biurko bibliotekarza + miejsce na komputer,
- oznaczenia stref (literatura, lektury, nowości),
- dodatkowe miejsce na wystawki i ekspozycje.
6) Checklista: świetlica
- stoły modułowe (łatwe do przestawiania),
- krzesła z zapasem (świetlica „puchnie”),
- regały na gry i materiały,
- zamykane szafki na rzeczy wychowawców,
- strefa relaksu/wyciszenia,
- miejsce do prac plastycznych (łatwe sprzątanie).
7) Zasada „3 ofert”: porównuj w paczkach, nie sztukach
Żeby porównanie miało sens:
- zrób zestaw (np. 20 krzeseł + 10 stolików + 2 regały),
- dopisz parametry (rozmiary, kolorystyka, materiał),
- wyślij zapytanie jako listę produktów.
Takie porównanie jest uczciwe, bo dostawcy wyceniają realny zakres.
8) Jak zebrać zapytanie w 10 minut – prosta metoda
Najwygodniej jest tworzyć listę tak, jak „koszyk”, ale zamiast płatności:
- dodajesz produkty,
- wybierasz warianty/parametry,
- wysyłasz zapytanie ofertowe.
Dostajesz gotową listę z pozycjami, a dostawca wraca z ofertą i terminem realizacji.
Podsumowanie
Dobra lista zakupów to mniej stresu, mniej pomyłek i lepsze wykorzystanie budżetu. Jeśli chcesz, podeślę Ci gotową tabelę (Excel) do wypełnienia: strefa → produkt → ilość → parametry → uwagi. Wtedy kompletowanie zapytania idzie jeszcze szybciej.
